Polityka Ochrony Danych
- Wprowadzenie
1.1. Cel dokumentu: Niniejsza Polityka Ochrony Danych określa zasady i
procedury przetwarzania danych osobowych w www.sklep.zielonyporadnik.pl, zgodnie z
Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO).
1.2. Zakres stosowania: Polityka ma zastosowanie do wszystkich podwykonawców ZielonyPoradnik., którzy mają dostęp
do danych osobowych.
1.3. Definicje:
i. Dane osobowe: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub
możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
ii. Przetwarzanie: operacja lub zestaw operacji wykonywanych na
danych osobowych.
1.4. Administrator danych: ZielonyPoradnik, adres: ul. Kościelna 59/8, 05-135 Wieliszew. - Zasady przetwarzania danych osobowych
2.1. Legalność, rzetelność i przejrzystość: Przetwarzamy dane osobowe
zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane
dotyczą.
2.2. Ograniczenie celu: Zbieramy dane osobowe wyłącznie w konkretnych,
wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.
2.3. Minimalizacja danych: Ograniczamy zakres przetwarzanych danych do
niezbędnego minimum.
2.4. Prawidłowość: Dbamy o aktualność i poprawność przetwarzanych danych
osobowych.
2.5. Ograniczenie przechowywania: Przechowujemy dane osobowe przez okres
nie dłuższy, niż jest to niezbędne.
2.6. Integralność i poufność: Zapewniamy odpowiednie bezpieczeństwo danych
osobowych.
2.7. Rozliczalność: Jesteśmy w stanie wykazać przestrzeganie powyższych
zasad. - 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
3.1. Realizacja umów z klientami – Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
3.2. Marketing produktów i usług – Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(prawnie uzasadniony interes administratora) - 4. Zakres przetwarzanych danych
4.1. Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko
4.2. Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny - Prawa osób, których dane dotyczą
6.1. Prawo dostępu do danych
6.2. Prawo do sprostowania danych
6.3. Prawo do usunięcia danych
6.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania
6.5. Prawo do przenoszenia danych
6.6. Prawo do sprzeciwu
6.7. Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą:
i. Przyjęcie wniosku (pisemnego) od osoby, której dane
dotyczą
ii. Weryfikacja tożsamości wnioskodawcy
iii. Realizacja prawa lub odmowa z uzasadnieniem (w ciągu miesiąca od
otrzymania żądania)
iv. Dokumentacja podjętych działań - Środki bezpieczeństwa
7.1. Środki techniczne:
i. Szyfrowanie danych przesyłanych drogą elektroniczną
ii. Systemy firewall i antywirus na wszystkich urządzeniach firmowych
iii. Kontrola dostępu do systemów IT poprzez indywidualne loginy i hasła
7.2. Środki organizacyjne:
i. Regularne szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych
ii. Procedura nadawania i odbierania uprawnień do systemów IT
iii. Zasady korzystania z urządzeń mobilnych (np. zakaz pozostawiania
urządzeń bez nadzoru w miejscach publicznych) - Procedury w przypadku naruszenia ochrony
danych
8.1. Identyfikacja naruszenia: Każda osoba, który zauważy potencjalne
naruszenie, jest zobowiązany do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu do
Inspektora Ochrony Danych.
8.2. Zawiadamianie osób, których dane dotyczą: Jeśli naruszenie może
powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, firma bez
zbędnej zwłoki zawiadamia o tym osoby, których dane dotyczą.
8.3. Dokumentowanie naruszeń: IOD prowadzi rejestr wszystkich naruszeń,
zawierający opis naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. - Przekazywanie danych osobowych
9.1. Przekazywanie danych wewnątrz UE/EOG: Dopuszczalne na ogólnych
zasadach RODO.
9.2. Przekazywanie danych poza UE/EOG: Możliwe tylko do krajów
zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych lub przy zastosowaniu
odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowe klauzule umowne).
9.3. Umowy powierzenia przetwarzania danych: Zawierane ze wszystkimi
podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu ZielonyPoradnik (np.
usługi chmurowych). - Rejestr czynności przetwarzania
10.1. Prowadzenie rejestru: IOD jest odpowiedzialny za prowadzenie i
aktualizację rejestru czynności przetwarzania.
10.2. Zawartość rejestru:
i. Nazwa czynności przetwarzania
ii. Cel przetwarzania
iii. Kategorie osób i danych osobowych
iv. Kategorie odbiorców
v. Informacje o przekazywaniu danych do państw trzecich
vi. Planowane terminy usunięcia danych
vii. Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa
10.3. Aktualizacja rejestru: Rejestr jest aktualizowany przy każdej zmianie w
procesach przetwarzania danych, nie rzadziej niż raz na kwartał. - Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)
11.1. DPIA przeprowadza się w przypadku:
i. Systematycznej, kompleksowej oceny czynników osobowych
związanych z osobami fizycznymi, opartej na zautomatyzowanym
przetwarzaniu, w tym profilowaniu
ii. Przetwarzania na dużą skalę szczególnych kategorii danych
osobowych
iii. Systematycznego monitorowania na dużą skalę miejsc dostępnych
publicznie
11.2. Procedura przeprowadzania DPIA:
i. Opis planowanych operacji przetwarzania
ii. Ocena niezbędności i proporcjonalności przetwarzania
iii. Ocena ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą
iv. Środki planowane w celu zaradzenia ryzyku
11.3. Konsultacje z organem nadzorczym: W przypadku wysokiego ryzyka,
którego nie można zminimalizować, firma konsultuje się z UODO przed
rozpoczęciem przetwarzania. - Zarządzanie dokumentacją
14.1. Przechowywanie dokumentacji: W zabezpieczonym archiwum fizycznym i
elektronicznym.
14.2. Okresy retencji:
i. Dokumenty kadrowe: 10 lat od zakończenia zatrudnienia
ii. Dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku obrotowego
iii. Umowy: 3 lata od wygaśnięcia lub rozwiązania
14.3. Bezpieczne niszczenie dokumentów: Przy użyciu niszczarki lub
specjalistycznej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów. - Aktualizacja polityki
15.1. Okresowy przegląd polityki: Raz w roku lub częściej w przypadku istotnych
zmian w przepisach lub działalności firmy.
15.2. Procedura wprowadzania zmian:
i. Propozycja zmian przygotowana przez IOD
ii. Konsultacje z zarządem i działem prawnym
iii. Zatwierdzenie zmian przez zarząd
iv. Publikacja nowej wersji polityki
15.3. Informowanie pracowników o zmianach: Poprzez e-mail oraz podczas
najbliższego szkolenia z zakresu ochrony danych.
Data ostatniej aktualizacji: 07.02.2026